Creditnota’s maken

21 augustus 2017

Door: Tine Goedhart

Wat doe je als er fouten zitten in je factuur? Of als je cliënt alsnog andere informatie op de factuur nodig heeft dan jij erop gezet hebt? Veel therapeuten maken dan dezelfde factuur overnieuw, dus met hetzelfde nummer. De klacht over de factuur komt zelden op dezelfde dag. Soms passen ze dan wel de datum aan. Natuurlijk zeggen ze tegen hun klant: ‘Gooi de oude maar weg’. Maar doet de klant dat ook? Daar heb je geen invloed meer op, en dus zijn er potentieel twee facturen van één daad in omloop. En, je voelt ‘m al: dat kan niet.

Laatst belde een lid van de VNT naar kantoor toen ik er toevallig was: ze had een boze zorgverzekeraar van een klant aan de telefoon gehad en was best geschrokken. De verzekeraar beschuldigde haar van fraude omdat ze twee facturen met elk een verschillende tekst ingestuurd hadden gekregen. Hoe daarmee om te gaan, was haar vraag. Niet lang daarna was onze intervisie en daar kwam een collega met een vergelijkbaar verhaal. ‘Verplaats je eens in de schoenen van een zorgverzekeraar’, zeg ik dan. Ze kennen je daar niet op kantoor en hebben regelmatig te maken met mensen die vinden dat ze de regels wel meer of minder naar hun hand kunnen zetten. Twee papiertjes, zelfde nummer, verschillende tekst. Nee, dat is simpel gesteld niet oké.

Wat dan wel? Een creditnota maken. Heel chique. Het voelt misschien een beetje alsof je kantoortje speelt met de oude telmachine van je vader en een bakelieten telefoon zonder snoer, maar zo gaat het echt op een gewone administratie van een bedrijf als een klant belt met klachten over een factuur. Je maakt een creditnota van de oorspronkelijke factuur. Op die creditnota zet je als tekst: ‘Creditnota behorend bij factuurnummer xxzz’ (je noemt dan die originele factuur die niet goed is). Daarna maak je een nieuwe factuur (dus ook met een nieuw factuurnummer) met de juiste gegevens en stuurt die opnieuw. Als je btw berekende voor de dienst die je op factuur xxzz leverde, dan zorgt die creditnota er ook voor dat je niet een tweede keer btw afdraagt voor dezelfde dienst als je de factuur opnieuw stuurt. Of dat de klant twee keer btw inhoudt op één dienstverlening.

‘Verplaats je eens in de schoenen
van een zorgverzekeraar’

Op de creditnota het factuurnummer noemen waar hij bij hoort, heb ik door schade en schande met boefjes in de aannemerij geleerd. Daar is me een keer overkomen dat de klant de creditnota met de nieuwe factuur ging verrekenen en ging doen alsof hij de eerste factuur niet kende (en dus überhaupt niet betaalde) om zo zijn bestelling voor een kleinere prijs in handen te krijgen. De creditnota was voor een deel van het originele factuurbedrag geweest, vandaar dat hij dat kon proberen.

‘Het voelt misschien een beetje alsof
je kantoortje speelt…’

Een creditnota zoals ik hem hier beschrijf en toepas, is meer een administratieve formaliteit dan een echte korting voor je klant. Soms kan je er zelfs voor kiezen om die creditnota niet eens naar je klant te sturen maar alleen in je administratie te verwerken. Dan noemen mensen op een wat grotere administratie het ding een ‘interne creditnota’. Ik gebruik als maatstaf bij de keuze tussen ‘factuur aanpassen’ of het arbeidsintensieve ‘credit nota maken’ de vraag: is de rekening al naar de klant gegaan? Bij nee kan ik sleutelen. Bij ja moet ik de sof nemen van het extra werk van een creditnota en opnieuw factureren.
Sommige regels zijn inderdaad krom of oneerlijk voor alternatieve of complementaire therapeuten. Maar dit soort administratieve regels hoort gewoon bij iedere vorm van ondernemerschap. Ik probeer dat onderscheid steeds te blijven zien.