Eerste hulp bij acute problemen

23 april 2018

Door: Tine Goedhart

Soms gaan dingen niet zoals je hoopt dat ze gaan. Je hebt minder klanten dan je dacht, je raakt arbeidsongeschikt, een maatschap loopt fout. Wat dan? Vaak blijkt dat ondernemers hun administratie minder goed snappen dan ze dachten.

Ooit heb ik daar voor mezelf een oplossing voor bedacht. Ik ben geen rekenwonder, maar heb gewoon behoorlijk werkende hersenen. Als iemand me iets voorrekent dat ik niet snap, dan blijf ik dat zeggen tot ik het wel snap. Dat kan ik iedereen aanbevelen: als jij het niet snapt is het aan de ander om het beter uit te leggen. Dat principe scheelt veel ellende achteraf. Je snapt dan namelijk echt wat je zelf doet.

Bij problemen komt vaak ook de belastingdienst om de hoek kijken. Ik blijf het wonderlijk vinden dat belastingdienst, stiefmoeder en straf vaak een beetje in hetzelfde hoekje gestopt worden. Als ik een medewerker van de blauwe brief aan de telefoon heb, valt het me telkens op hoe meedenkend en warmhartig deze mensen zijn. En hoe graag ze, binnen hun mogelijkheden, hun kennis ten dienste van een kleine ondernemer stellen. Je moet niet proberen ze te bedotten, maar wie wel?

In deze column ga ik uit van de bedrijfsvormen firma (de juridische naam van een eenmanszaak) en VoF (onderneming van twee of meer personen, onder gezamenlijke naam). Je bent als natuurlijk persoon een bedrijf, je winst is ondernemersinkomen, je betaalt inkomstenbelasting (IB) en geen vennootschapsbelasting en je bent hoofdelijk aansprakelijk. Verder is administratie een binair systeem. Dat is een mooi woord voor onze ‘ja’ en ‘nee’ keuzevragen bij pendelen, spiertesten en wichelroedes. Dus als je het niet meer weet, stel je jezelf zulke vragen: ja of nee. Dat brengt helderheid in je eigen hoofd.

De eerste vraag is dan: Betreft het zakelijk geld waar nog geen IB over is betaald of privégeld (waar wel IB of loonbelasting over afgedragen is)? Veel van ons hebben meerdere bronnen van inkomsten: we werken twee dagen in de week bij de biologische winkel, in het ziekenhuis of in de sauna en hebben daarnaast een praktijk. Als je privégeld in je bedrijf gebruikt, is het belangrijk dat je dat zorgvuldig bijhoudt. Het is zonde als je geld waar alle IB al van afgedragen is, gaat gebruiken als zakelijk geld waar dat nog niet afgedragen is. Dan steel je van jezelf.

Vraag twee is: Hoort het geld binnen te komen of moet het betaald worden? Als het geld betreft dat je per bank overmaakt, is dat meestal wel helder. Maar leen je geld aan of van je eigen bedrijf, dan is het antwoord op deze vraag snel een beetje vaag. In het begin weet je het nog precies, maar hoe zat het ook alweer als je accountant na een half jaar vragen stelt? Maak daarom van de dingen die je doet zorgvuldig aantekeningen: in een apart schriftje, met datum, reden, bedrag en andere relevante informatie.

In sommige regio’s kun je het kantoor van de belastingdienst bezoeken. Is dat in jouw regio het geval, dan raad ik je zeker aan zelf naar het kantoor te gaan met je administratie als je met ze wilt praten over een regeling voor een IB-aanslag die je niet kan betalen.