Zakelijke of privékosten?

27 augustus 2018

Door: Tine Goedhart

Eind juni ben ik op Curaçao geweest. Voor werk. Vrijdagmiddag kwam ik aan, dinsdagochtend ging ik weer terug. In dezelfde periode schreef ik deze column. Niet over de inhoud van het congres maar over de administratieve aspecten.

Mijn dagen waren gevuld met een congres op vrijdagavond en zaterdag. Wat ik meeneem naar zo’n congres? Altijd een zwempak! Denk eraan dat je mede-congresgangers bij het zwemmen tegenkomt. Dan kleding, mijn ervaring is dat Nederlanders internationaal snel te informeel zijn. Die valkuil omzeil ik zorgvuldig, dus ik zorg dat ik representatief ben. Een shawl die als stola, shawl of hoofddoek kan, is ook een ‘altijd’-item. Zware airco is iets om rekening mee te houden. Ook verdiep ik me vooraf in ‘s lands wijs zodat ik iets van gebruiken weet.

Zondagochtend heb ik vakantie gehouden. ‘s Middags om 14.00 en 17.00 uur had ik weer zakelijke afspraken, net als maandag om 08.00, 10.00, 13.00 en 19.30 uur, alsmede dinsdagochtend voor vertrek.

Eigenlijk was het fijn geweest om er nog een paar dagen privé aan de koppelen, maar helaas had ik daar geen tijd voor. Wat als dat wel had gekund? Waar trek je dan grenzen van zakelijk en privé qua kosten? Meestal zal het zakelijke deel het eerste deel van de reis zijn. Die kosten zijn dan zakelijk, net als de reiskosten. Voor mijn accountant en een eventuele belastingcontrole maak ik een print van die dagen in mijn agenda en bewaar ik het congresprogramma. Dan is helder hoe je je tijd doorgebracht hebt. Curaçao lijkt eerder een vakantielocatie dan bijvoorbeeld Londen en discussie achteraf is niet fijn. Daarnaast is het van belang om de bonnetjes te bewaren. Misschien niet die van het laatste ijsje, maar wel van de andere dingen zoals taxi’s, lunches, hotel en dergelijke. Ook bewaar ik de bonnetjes van de uitgaven die ik als niet-zakelijk bestempel. Daarmee kan ik ook laten zien ‘kijk, dit heb ik privé betaald, ik zet niet alles op de zaak’. De hotelkosten van de privédagen betaal je later terug vanuit je privébankrekening naar je zakelijke rekening. Reiskosten maakte je zakelijk, daar heeft een paar privé dagen bij plakken meestal weinig effect op.

Nu maakte ik zelf, als workaholic, mijn programma. Soms is het programma gemaakt. Dan zijn er vaak ook uitstapjes en ontspanningsmomenten in het programma opgenomen. Om te bekijken hoe ik dan omga met de kostenverdeling tussen zaak en privé, analyseer ik eerst de kale programma-uren: zoveel dagen, zoveel zakelijke/ontwikkelingsgerichte uren versus zoveel uren aan uitstapjes en ‘proef de cultuur’-uren. Sommige programmamakers zijn er handig in om een reis die eigenlijk voor 80 procent ontspanning is, te verpakken als 80 procent inspanning. Als je die geheel zakelijk betaalt, kan dat later voor problemen zorgen. Als ik eenmaal uitgezocht heb hoe die zakelijk/uitstapjes-urenverhouding is, dan is het sommetje voor privé te betalen kosten ook eenvoudig te maken. Het veelgehoorde argument voor ontspanning, dat het zo goed is voor de contacten met vakzusters en -broeders, vind ik onvoldoende als zakelijke onderbouwing.

Als laatste kijk ik naar luxe: is het hotel waar het congres plaatsvindt enigszins vergelijkbaar met keuzes die ik privé maak? Als het veel luxueuzer is dan ik gebruikelijk doe en als het ook een ‘licht’ programma is, dan zie ik meestal af van deelname.